ワークフローのOpenCube

NTT DATA Global IT Innovator 株式会社NTTデータスマートソーシング

導入事例詳細 電子決裁導入スピードを最優先し、統合会社の数々の課題をクリアしました。

株式会社NTTクオリス様

本社:東京都中野区本町1-32-2 ハーモニータワー
設立:1969年(昭和44年) 4月1日
資本金:5億5,812万円
売上高:384億円
従業員数:650名(単独)
事業概要:
商業印刷事業、電話帳印刷事業、ビジネスソリューション事業
http://www.ntt-q.co.jp
システム部部長
仲川政三氏
システム部課長補佐
田中幹良氏(写真右)
システム部赤坂絵里氏(写真左)

業務プロセスの改善は、経営の効率化を目指す企業にとって、切実な最大関心事。しかし、いざ導入となると、思わぬ時間がかかることが多い。そこで今回は、数多くの会社統合を経験したNTTクオリス様を取り上げました。電子決裁の短期導入を最優先する中で、「Open Cube lite」を採用し、現実的で確実な業務プロセスの改善を推進しています。


経営に停滞が許されない中での厳命。それが、電子決裁の「スピード導入」だった。

日常生活やビジネスの情報ソースとして欠かせない、身近なメディアであるタウンページとハローページ。その電話帳生産を日本全国で手がけているのが、NTTクオリスだ。電話帳印刷事業に加えて、情報誌、パンフレット、カタログ、チラシ、封筒などの印刷事業の柱をもち、全国7工場を繋ぐネットワークを構築。印刷工程における時間短縮のメリットを存分に発揮しているNTTクオリスだが、社内の決裁業務改善の必要性が現場サイドでも種々感じられていた。そんな矢先、社長から「3ヶ月で、電子決裁を稼動せよ」という厳命が下った。指示内容は、「世間一般で使われている汎用のものを、標準パッケージで導入しなさい」だった。担当セクションは、全社のネットワークの一元管理やセキュリティなどを担当しているシステム部。最前線に立つ赤坂さんは「汎用システムの選定期間は、2週間しかなかったんです」と笑って、その頃をふり返る。


社内各拠点のこれまでの常識に固執せず、標準パッケージに合わせるスタンスで推進。

社長は、なぜ電子決裁導入のスピードにこだわったのか。そこには、NTTクオリスが置かれている経営環境があった。NTTクオリスは、時代の要請に応える中で、いくつかの段階を経て会社統合を繰り返し、今日に至っている。5つの会社の実績とノウハウ、そして企業文化が融合している。社名が変わり、組織も変わったが、それぞれの会社のバックボーンは残り、併存しており、そこには数々の解決すべき課題を孕んでいたのである。
システム部課長補佐の田中さんは指摘する。「全国に拠点があるので、紙決裁を郵送で行なうと時間もコストもかかりますし、機密性の高い文書が、紛失する懸念もありました」。業務の標準化の必要性を痛感していたタイミングでの、電子決裁スピード導入の厳命だったのだ。「社長の鶴の一声で、いいチャンスがめぐってきた」と、田中さんと赤坂さんは異口同音に感想を語る。全社で統一性がないので、決裁が滞留していても、その所在の把握に手間取ることなどが問題点の一例。各工場に回覧ルールが存在し、拠点間の意思疎通に時間がかかるというのが現実だったが、社内の権限規定が変わる時期とも重なり、あわただしくパッケージの選定が行なわれ、Open Cube liteが採用された。Open Cube liteの決め手は、次の点に集約されるという。

■20万ユーザー数の実績があり、豊富な機能が網羅されていた(ベスト・プラクティス)
■コスト面、ライセンスの考え方が、NTTクオリスにマッチしていた
■WEBシステムなので導入がしやすかった
また、採用に際しては、他の企業の考え方が反映されている標準パッケージに、NTTクオリスの社内システムを合わせるスタンスに立った。「社内で当たり前と思っていたシステムに基づいて、パッケージをカスタマイズすることはしませんでした」と田中さん。Open Cube liteが、NTTクオリスに「ベスト・プラクティス」を提示したのである。


様々な壁に直面しても、スピードを重視。現実的な回答「スモール稼働」を選択した。

統一化というスタンスで、ワークフローの導入計画に着手したシステム部だが、具体化を進める過程で、それぞれの拠点が独自のフローを持つことから生じる様々な現実の壁にぶつかった。そこでシステム部が選択したのは、当初の導入スピード重視のスタンスを貫くことだった。プログラムの統一化する部分を最小限におさえて、まず、各拠点の現行フローを電子決済の承認フローで解決することを決断した。「載せてから、変える」という現実的な選択だった。もうひとつの現実的な選択としては「スモール・スタート」のスタンスがあった。すべての決裁を稼動させるのではなく、全国の拠点から集まってくる社長・事業部長決裁からスタートした。ロケーションが離れていて、時間のかかっていた案件、つまり、電子決裁のメリットが確実に現れる部分から着手したのである。また、機密性の高い決裁文書を1枚だけ出力する「原本性」を確保するために、セキュリティのかかったPDFファイルの実装を行なった。パスワードの入力が必要で、透かしが入り、改ざんができない設計である。さらにSSLによる暗号化によって、セキュリティを万全のものとした。「社内とはいえ、最大限の配慮をする。そういう時代なんですね」と田中さん。




電子決裁文書を外部データセンターにハウジング。及びシステム運用をアウトソーシング。

Open Cube lite導入の今回のポイントとして、ホスティングのアウトソーシングを行なったことも見逃せない。外部のデータセンターにハウジングしている。日常的に危機管理を迫られる状況の中で、社内にリスクをもつことを不適切と考え、システム部を統括する部長の仲川さんが準備段階で判断した。「データセンターのきめ細かいケアは思った以上で、正直、ほんと助かってます。社内で対応していたら、管理する必要も生じ、大変だと思います。承認フローの変更依頼も、定型的なものはアウトソーシングしています」とは、田中さん。操作するだけにとどまらず、サーバーを維持管理するのが、今回の外部データセンターの運用ポリシーなのだ。事象が発生してから収束するまでの時間が短い、クイック・レスポンスも大きな魅力だ。インターネットVPMを使用し、アクセスの集中を分散しているので、トラフィックにも問題はない。
Open Cube lite導入後、これまで、決裁がどうなっているか、追跡業務を行なっていた担当者からは、早くも、「これまでの面倒な手間がなくなり、他の業務に貴重な時間を振り分けられる」とのコメントが寄せられているという。「載せてから、変える」ということで稼動した電子決裁だが、今後の課題は、NTTクオリス社内システムとのデータ連携を進めることである。Open Cube liteの場合、柔軟性にも優れているので、拠点ごとにワークフローがあっても、円滑な運用が可能となっている。「受注伺い、外注伺いなどは順次、導入していきます。これからが、本番ですね」と、赤坂さんは抱負を語る。
経営判断に、ますますスピードが求められ、また企業の分散化が次々に起こっている昨今、NTTクオリスの電子決裁のケーススタディは、さまざまな業態で大きな参考となる。


今回、NTTクオリスに、Open Cube liteを導入するにあたって、システム運用の任務を担ったのが、NTTデータ東京SMS株式会社だった。自社内にもOpen Cube liteを導入し、そのメリットは身をもって体験済み。蓄積したノウハウをフルに発揮して、NTTクオリスからのスピードが要求されるテーマに取り組んだ。「開発段階から運用の設計を行い、作りこみ、育てていく」というスタンスを強調するのは、取締役ソリューションサービス本部長の水谷賢司さん。また、今回データセンターとしては、社内拠点であるSMOOSセンターが稼動。遠隔運用の中心として業務効率化とコスト低減の両立に貢献している。推進責任者である商品ビジネス部長の三浦譲さんは、「IT化が進展する中、インフラを作ったら終わりではなく、リモート運用、運用ソリューションを手がけることが重要です。NTTクオリスさんの案件はその典型です」と、確かな手ごたえをつかんでいる。

本 社:東京都中央区明石町8-1 聖路加タワー
設 立:1995年(平成7年)9月25日
資本金:1億円
売上高:106億円
従業員数:674名

NTTデータ東京SMS株式会社
取締役 ソリューションサービス 本部長
水谷賢司氏(写真右)
ソリューションサービス本部 商品ビジネス部 部長
三浦 譲氏(写真左)


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