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シービー・リチャードエリス株式会社様

本社:東京都港区浜松町2-2-12
設立:1970年(昭和45年) 2月21日
資本金:1億5,000万円
売上高:384億円
事業概要:
国内外の事業用不動産に関する
トータルなコンサルティング・サービス
http://www.cbre.co.jp
管理本部 IT部 部長 大嶋裕章氏
管理本部 IT部 白倉達郎氏

シービー・リチャードエリスは、ワークフロー パッケージ「OpenCube lite 2008」と「Microsoft Office SharePoint Server 2007」を活用し、業務プロセスと情報共有インフラの改善に着手した。これにより、ビジネスプロセスの見直しを行い、迅速かつ的確なビジネス判断を可能にすると共に、適切なリスクマネジメントや内部統制を行える環境が整った。

LotusNotesからExchange/Outlookへの移行に伴い、ワークフローと情報共有システムの選定が急務に。

LotusNotesからExchange/Outlookへの移行に伴い、
ワークフローと情報共有システムの選定が急務に。

 シービー・リチャードエリスは、国内外の事業用不動産に関するトータルなコンサルティング・サービスを提供している。 事業不動産の賃貸仲介を中心にビジネスを展開し、現在はその売買仲介を始め、企業の不動産戦略や投資に関わるコンサルティングなども幅広く手がけている。
同社が不動産に関する総合サービス企業として世界ナンバーワンのシービー・リチャードエリスのグループ会社となり、グループの一翼を担うようになったのは2006年1月からだ。そこからシステムの変更についての検討が始まったと管理本部 IT部 部長 大嶋氏は、「シービー・リチャードエリスグループのワールドワイドのインフラに合わせる必要に迫られたのです」と語っている。
シービー・リチャードエリスグループのメールのインフラは、メールサーバがMicrosoft ExchangeServer、メールソフトがMicrosoft Office Outlookと定められていたため、従来利用していたLotus Notesから、メールシステムをExchange Server/Outlookに変更しなければならなくなった。しかし、Lotus Notesではメール以外にワークフローや情報共有なども行っており、そこをどうするかが新たな課題として浮上した。

試行錯誤しながらスパイラル開発ができるワークフロー パッケージを選定。

同社は、情報共有インフラとして、Outlookとの親和性なども考え、同じマイクロソフトのMicrosoft Office SharePoint Server 2007を使おうと考えた。一方Lotus Notesのワークフローについては、従来からいくつかの課題を抱えていた。
まず、従来のLotus Notesで行っていた承認のワークフローは単純すぎて、必ずしもビジネスにフィットしていないという課題があった。新しいワークフローシステムでは、日常の業務をすすめていく中でワークフローを業務にあうように改善していく必要があった。また、ワークフローを利用する業務を追加していく計画もあった。そのため、「ワークフローを変更する度ごとにシステム改修が必要になるようなシステムでは対応できません。そうではなく、試行錯誤しながらスパイラル開発ができる製品を選びたいと考えました」と、大嶋さんは語っている。

開発が容易で、SharePoint Server との親和性が高く、コストパフォーマンスに優れる
OpenCube lite 2008を選択。

 これらの課題を解決するため同社が選択したのが、ワークフロー パッケージのOpenCube lite 2008である。
ワークフロー パッケージ OpenCube lite 2008は、入力フォームやワークフローが容易に作成でき、発売以来10年間で約20万ユーザが利用。多くのユーザの要望に応えながら、機能を磨いてきた高機能ワークフローである。SharePoint Serverとの親和性も高く、SharePoint Serverのポータル機能を使って、OpenCube lite 2008で自分が行うべき承認作業などを確認することが可能になる。
同社のOpenCube lite 2008選択の理由は以下である。
  • ワークフローの開発のしやすさ
  • 情報共有インフラとして考えていた SharePoint Serverとの親和性
  • Windows統合認証が利用できること
  • 高いコストパフォーマンス
同社は、リスクや作業工数、コストなどを分散するため、ワークフローシステムの導入を段階的に行うこととした。
まず2008年前半にOpenCube lite 2008 を導入。同時に情報共有インフラとしては、Microsoft Office SharePoint Server 2007を導入しようとしている。

システムの導入を機にワークフローを見直し。迅速で確実な体制を目指す。

同社がまずワークフロー パッケージ OpenCube lite 2008を利用する業務として選択したのは、法務相談システムと営業起案システムの2つ。顧客との契約時に契約条項のチェックを法務部門に依頼する法務相談システムのフローは、特にプロセスの見直しを行わずに移行が出来たが、問題はLotus Notesの制約から単純な業務ワークフローとしていたため、課題を抱えていた営業起案システムであった。
当初同社は、Lotus NoteからExchange Server/Outlookへの入れ替えを優先し、ワークフローは変えないまま、単純にOpenCube lite 2008に業務を載せ替えようとした。しかし、それではOpenCube lite 2008の導入効果が半減してしまう。そこで、納期を敢えてずらしても、業務のワークフローを見直すことを決定。本当に必要な人に必要な情報が届くしくみに変えることを決断した。
そこで、従来業務の軽重に関わらず一つのルートだけで承認をまわしていたワークフローを変え、内容やビジネスに与えるインパクトに応じて承認ルートを変えるしくみを採用することにした。このため営業起案システムについては、当初の予定より若干利用開始が遅れてしまったが、今回のOpenCube lite 2008導入にあわせてワークフローを見直すことによって、従来あいまいだった職務権限や業務分掌の明確化に向けて動き出すことができたという。「本当に必要な人が必要な決裁をスピーディーに行えるようになれば、ビジネスの確実性も高まると期待しています」と大嶋さんは語っている。
導入は、開発元のオープンキューブデータでひな型を用意した後、残りはすべて自社内で行った。実際に導入を担当した管理本部 IT部の白倉さんは、「わからないところをオープンキューブデータに聞きながら、開発していきました。質問には迅速かつ丁寧に回答してもらえたので助かりました。やはり社内ユーザの要望を聞きながら細かいところまで対応するには、社内で開発できる方がいいと思います」と語っている。

OpenCube lite 2008を今後支払稟議や経費精算などさまざまなワークフローに活用していく。

 同社は、まず2つの業務から開始したが、今後いろいろな業務にワークフローを活用していきたい考えだ。大嶋さんは、「運用できる体制もできたので、今後は支払い稟議や経費精算などさまざまな業務にワークフローを活用していきたいですね。現在はコンプライアンスの観点から、いろいろな業務で権限を集中し、たとえばIT関連の購買はすべて私が承認することになっています。しかしそのため、支社でパソコン一つ買うにしても、現在は紙で申請して、それを社内便で本社に送り、私が決裁してから支社に戻し、という流れなので、何日もかかっています。これを電子化することで、ビジネスのスピードアップと効率化が実現するでしょう」と期待を語る。
情報が極めて重要な不動産業にとって、これらワークフローインフラはビジネスの生命線とも言える。これらの情報システムを確立し活用することによって、より一層競争力のあるビジネスを生み出していくに違いない。


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