ワークフローのOpenCube

NTT DATA Global IT Innovator 株式会社NTTデータスマートソーシング

導入事例詳細 卓越した合格実績を支える社内体制。電子決裁が、意思決定スピードを向上させました。

株式会社早稲田アカデミー様

本  社: 東京都豊島区池袋2-53-7
設  立: 1975年(昭和50年) 7月
資本金: 4億6,730万円
売上高: 121億6,598万円
校舎数: 101
従業員数: 2,277名(パート・アルバイト含む)
事業概要:学習塾経営
http://www.waseda-ac.co.jp
経営企画室 情報システム課
上席専門職
山口和宏氏(写真右)
主任
宮本浩司氏(写真左)

企業の中で、日々発生し、判断が求められる様々な案件を、いかに効率よく取り扱うか。意思決定をいかに加速し、現場のパワーを活性化するか。このテーマは、すべての企業に共通すること。運用の自由度が高く、フレキシブルな対応が可能なOpenCube liteを導入。電子決裁の実績を積み重ねている早稲田アカデミー様に、そのケーススタディを取材しました。


指導現場を緻密に支えること。それが社内ITシステムの使命。

1975年7月、杉並区阿佐ヶ谷の小さな学習塾からスタート。今日では、首都圏に101の校舎で25,000人を超える生徒を指導し、難関中学・高校への卓越した合格実績を誇っているのが早稲田アカデミーである。「生徒を志望校に合格させる」という学習塾の基本を妥協することなく追い求めることが、さまざまなカテゴリーで「合格実績ナンバーワン」であり続ける原点となっている。そして、妥協を許さない厳しいスタンスは、生徒への指導だけでなく、社内システムにも向けられている。 社内のITシステム全般を担当しているセクションは、早稲田アカデミーの場合、経営企画室情報システム課である。101校舎、25,000人の生徒というスケールの中で、つねに学習塾の品質を維持向上していくためには、指導現場を万全の体制で支える情報システム課の役割が欠かせない。


ワークフローの導入条件は、回議管理を万全フォローすること。

情報システム課がフォローする範囲は、幅広い。7年前に入金管理システムを導入した時に、そのシステムをメンテナンスする部署として立ち上がり、以降、全社的なハード・ソフトの導入と保守管理を行うとともに、各拠点へのヘルプデスクとしても機能している。
そして昨年来、情報システム課が直面したテーマが、グループウェア、ワークフローをどうするかということだった。情報システム課で上席専門職を務める山口さんによれば、「従来、別のソフトをベースにしたグループウェアが稼動していたのですが、導入してかなりの時間が経過したこともあり、サポートが切れてリスクが大きくなり、そのリスクを回避するため、ソフトの変更を考えました」。従来のソフトの最新版の検討のほか、数社のなかから選ばれたのが、OpenCube liteだった。選定の決め手を伺ってみると、山口さんからは、「早稲田アカデミー独自の『回議』方法を集約できるワークフローとして、OpenCubeliteがもっとも近かった」という答えが即座に返ってきた。「会議ですか」と確認すると「回議」だという。早稲田アカデミーは、できるかぎり意思決定のスピードを速めるために、こういった「回議」システムを っている。案件をもつ人が起案し、それを受けた事務局が内容を判断して意見を聞いたり承諾を求める関係者を選び、意思決定の詳細を策定するのだが、OpenCube liteであれば、その判断や実施が極めて円滑に行なえるのである。山口さんとともに、システム運営に関わっている主任の宮本さんは「回議の詳細を決める内容が充実していて、それがこれまでのソフトとの決定的な違いです。自由度の高さが魅力的です」と語る。カスタマイズしなくても多彩な標準機能をもつOpenCube liteだからこそ、日々起案されるさまざまな案件に対してフレキシブルに使うことができる。ユーザー主導、ユーザーインタ-フェイスに優れているOpenCube liteの大きなメリットと言える。


年間1万件を超える稟議書を、電子決裁でよりフレキシブルに。

熾烈な競争に鎬を削る学習塾の世界。「生徒を志望校に合格させる」という実績において、他社にアドバンテージをもち続けるためには、その背景において、意思決定のスピードが不可欠である。その意味で、省力化・効率化を追求できるOpenCube liteが果たす役割は大きい。早稲田アカデミーでは、これまで述べた「回議」関連の業務フローを含め、稟議書についてもOpenCube liteによる電子決裁を実現している。「弊社の場合、すべての申請は稟議書で行なっているんです」とは山口さん。早稲田アカデミーの社内体制では、課長職以上が稟議書を起案できる。講師であれば、各校舎の校長以上である。例えば、指導現場においては、「小学校6年生の生徒が増えるので、2クラスから3クラスにする必要がある」といった動きが次々に起きてくるが、それらに対しても、OpenCubeliteによる電子決裁の稟議書システムを活用することで、スピーディで、なおかつ全社を俯瞰した意思決定を図ることができるのである。稟議書の件数は、年間で1万件を超えるという。特に、新しい校舎を展開する夏や冬の学期を控えた前々月は、その準備などもあり、件数が多くなる傾向がある。OpenCube liteのユーザー数は正社員と契約社員を含めて700名である。首都圏101ヶ所に校舎が点在しているので、電子決裁によるメリットの大きさははかりしれない。




フロー設定の利便性によって、ますます拡がる電子決裁の幅。

これまでのソフトがクライアント・サーバ型だったのに対し、OpenCube liteではWebベースになっている。山口さんと宮本さんは、OpenCubeliteを稼動させる過程で、フローをつくるサイドとしての利便性を強く感じているようだ。セットアップについても、これまではその都度、時間と手間がかかっていたが、いまでは、ユーザーデータの所属を変えるだけで済むようになっている。今後、人事異動の時期になると、この作業内容の削減はきわめて大きい。また、基本機能で対応でき、メンテナンスしやすいために、ホスティングすることなく、早稲田アカデミー社内で管理していて、コストパフォーマンスの面で経営に大きなメリットをもたらしている。
「稟議書以外の申請書にも応用できる」と山口さんは今後の抱負を語る。フローの設定としては、稟議書がいちばん難しいので、その他の導入は容易だと、山口さんと宮本さんは確かな手ごたえを感じている。地域や教室の特性に基づく個別の対応についても、申請書によって全社レベルで判断している。「千葉県は県立志向が強いですが、そのことを考慮して県立受験に特化したイベントを開催しました。その時も、申請書でスピーディに対応しました」と宮本さん。早稲田アカデミーのきめ細かい指導が、生徒の可能性を引き出しているように、OpenCubeliteは、早稲田アカデミーの先進性、成長性を力強くサポートしている。


早稲田アカデミーへのOpenCubeliteの導入にあたっては、NTT東日本東京支店と日本システムウエアが、提携パートナーとしてその任務を遂行した。まず、NTT東日本に今回の要望が寄せられた時、社内とグループ内の数々のソフトが候補として出された。様々な角度で検討した結果、今回のニーズやリクエストに合致して、「導入がスピーディで、お客様に自由に柔軟に使っていただける」ということで、OpenCube liteを推奨し、数々のデモなどを経て、セットアップを完了した。都内全域の法人に対してソリューションスキルを発揮するNTT東日本と、地域密着でソフトウェア開発を担当する日本システムウエアが、コラボレーションして、今回の成果につながった。

本 社:東京都渋谷区桜丘町33-11
設 立:1966年(昭和41年)8月3日
資本金:25億3,830万円
売上高:303億円
従業員数:1,722名

NTT東日本東京支店法人営業部
公共ソリューション担当
営業担当部長
熊澤克史氏(写真左)
公共ソリューション担当 櫻井邦彦氏(写真中)

日本システムウエア株式会社
ソリューション事業本部 主任
渡邉英晃氏(写真右)


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