NTT DATA Global IT Innovator 株式会社NTTデータスマートソーシング
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タイトル VisioとExcelで、簡単で分かりやすいワークフローを作成!
配信日時 2017年7月31日(月)
概要 NTTデータスマートソーシング OpenCube担当 Yです。

連日暑い日が続いておりますが、皆様、熱中症にはお気をつけください!!
OpenCube活用の有益な情報を皆様にお届けいたします!よろしくお願いいたします。

◆◇◆今週のトピックス◆◇◆
「VisioとExcelで、簡単で分かりやすいワークフローを作成!」

SharePointの標準機能や他社製品でワークフローを作成するには、
決裁ルートの分岐、承認、引き戻し、差し戻しなどを
プログラム処理に近い形でワークフロー図を作成する必要があります。
そのため、一般ユーザに分かりづらくITエンジニアでないと設定ができません。
結果、どのような承認フローであるのか分かりづらく、
メンテナンスや監査が大変になり運用コストが増大します。

OpenCube Workflow2013/2016だと、
Office製品(VisioとExcel)の基本的な知識があれば、ITエンジニアでなくとも、
ワークフローを簡単に作成することができます。

1.簡単で分かりやすいワークフロー図の作成
Visioでワークフローを定義します。
OpenCube Workflowの「シェイプ」をドラック&ドロップします。
「シェイプ」には、あらかじめ様々な機能をもったものが準備されていて、
ロジックを組み込む必要がなくプロパティの設定で完了します。

 <Visioを使ったワークフロー図の作成>
 起案者が報告書を起案して、部長に承認をもらう業務があるとします。
 以下の図のように、ユーザプロセスなどを使ってVisioで簡単で分かりやすい
 ワークフロー図が作成できます。
 

2.簡単で分かりやすいワークフローの権限設定
使い慣れたExcelで、OpenCubeのワークフロー図に設定したユーザプロセスに対して、
回覧権限と閲覧権限を設定します。
ワークフローの設定(Visio)と権限設定が分かれていることにより、
組織変更や人事異動があった場合でも、Excelのみで対応でき運用が楽になります。

 回覧権限…起案や承認といったユーザプロセスで設定した操作が行える権限
 閲覧権限…案件を参照することができる権限

 <Excelを使ったワークフローの権限の作成>
  「<Visioを使ったワークフロー図の作成>」で作成したワークフローにおいて、
 以下のような権限設定をしたい場合、
 ・東京支店の一般職が報告書を起案すると、
  本社の部長が承認できるようにしたい。(回覧権限)
 ・東京支店で承部長認が完了した報告書は、
  東京支店の一般職と本社部長だけ参照できるようにしたい。(閲覧権限)

 以下の図のようにExcelで、各プロセスに対応するユーザを指定することで、
 簡単で分かりやすい権限設定が作成できます。

 
 ※ユーザの指定には、SharePointグループ名や、Active Directoryに登録されている
  ユーザアカウントやセキュリティグループ名などが指定できます。

もっと詳しい説明をお聞きになりたい方は、ぜひご連絡ください。
また、セミナーも開催しておりますので、ぜひご参加ください。


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