NTT DATA Global IT Innovator 株式会社NTTデータスマートソーシング
メールマガジン
タイトル エクセル、ワードをそのまま回覧できるメリットとデメリット
配信日時 2017年12月18日(月)
概要 NTTデータスマートソーシング OpenCube担当Eです。

2017年最後のメールマガジンとなりました。
今年6月からスタートしたメールマガジンも早くも第12号を迎えました。
今年最後のメールマガジン、どうぞ最後までお付き合いください。

◆◇◆トピックス◆◇◆
エクセル、ワードをそのまま回覧できるメリットとデメリット

メールマガジン初号で簡単に触れさせていただいたエクセル、ワードからの回覧。
「そのまま回覧できる!」という点について、
もう少し詳しく、そして今回は、デメリットも包み隠さずお伝えいたします。

OpenCube最大の特徴でもある、エクセル、ワードをそのまま利用した回覧方法。
この機能を利用すると、文書ファイルを開いたまま、直接回覧を行うことができます。

■エクセル/ワードの操作ボタン ~承認者の場合~
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申請者の方なら「申請」ボタン、承認者の方なら「承認」「差戻し」など、そのとき操作できるボタンが表示されるので、 中身を確認しながら、申請、承認を行うことができます。
この操作ボタンに表示される文字は、Visioのワークフロー図で設定した文字を表示しているため、 会社独自の表現に変更することもできます。
また、リボンメニューのアイコンも変更することができます。

お使いの申請書をそのままご利用いただけるので、
「利用者の混乱を最小限に抑えたい。」「新しい申請書を作るコストや期間を抑えたい。」
とお考えのお客様に大変好評いただいている機能です!

と、メリットはここまで・・・。では、この機能が抱えるデメリットとは?

■デメリット1 クライアント端末1台1台にアドインのインストール作業が必要
 リボンメニューから回覧操作を行うためには、クライアント端末1台1台に、
 アドインをインストールする必要があります。
 ご利用人数の多い大規模ユーザー様は、手間も時間もかかるため、
 あまり現実的ではないかもしれません。
 ※アドインをインストールせずに、回覧操作を行うことも可能です。

■デメリット2 エクセル、ワードの起動に時間がかかる
 申請、承認のたびに、エクセル、ワードが起動するのを待つ。
 1回の申請、承認だけなら気にならないことも、塵も積もれば・・・。
 業務効率化のために導入したワークフローが足を引っ張ってしまっては、本末転倒です。

このように、便利な機能にもデメリットは隠れています。
製品選定の大きなポイントとなる「機能」だからこそ、隠れているデメリットもしっかり把握した上で、製品を選びましょう!

<補足のお話>
エクセル、ワードからの回覧は、上記のようなデメリットが気になるというお客様には、Webフォームのご利用をおすすめしています。
反対に、申請書が何百種類もあって、一気にWebフォームにするのはちょっと抵抗があるというお客様には、 Webフォームと、エクセル、ワードからの回覧の併用をおすすめしています。

弊社では、お客様のご要望に沿ったご提案をさせていただいております。
もっと詳しい話を聞きたい、うちの会社はどっちが向いている?等ございましたら、ぜひご相談ください。


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