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メールマガジン
タイトル OpenCube代理承認機能のご紹介
配信日時 2018年3月12日(月)
概要 NTTデータスマートソーシング OpenCube担当Yです。

本格的な花粉シーズンが到来しましたね。集中力が散漫になりがちな季節でもありますので、
事故とかには十分お気をつけください!
今回もOpenCube活用の有益な情報を皆様にお届けいたします!
年度末でお忙しい企業様も多いかと思いますが、どうぞ最後までお付き合いください。よろしくお願いいたします。

◆◇◆トピックス◆◇◆
OpenCube代理承認機能のご紹介

申請した案件について承認者が不在で困っている時の対応としてメルマガの第11回で「OpenCubeメンテナンス機能(プロセス移動)」の紹介をさせて頂きましたが、
他の対応方法としてOpenCubeの代理承認機能がございます。
代理承認とは承認者のプロセスで、通常設定されている以外の人が承認を実施する方法です。
たとえば、部長が出張で不在になり、部長承認を課長が代理で実施するといった場合です。
今回はOpenCubeで代理承認を行う場合のワークフローの設定を2つご紹介致します。

代理承認者が固定で決まっている場合は、「別のプロセスに移動させる設定」を使用し、 代理承認者が決まっておらず、都度選択する必要がある場合は、「新たに承認者を設定」を使用するなど、業務に合わせて使い分けて下さい。

■承認プロセスの既定ユーザーを削除し、別のプロセスに移動させる方法

以下のようにワークフローの設定を行います。

1.以下の図のようなワークフローを作成します。
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2.「起案」プロセスの詳細プロパティを以下の図のように設定し、「承認」プロセスでユーザーを編集できるように設定します。
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3.「承認」プロセスの詳細プロパティを以下の図のように設定し、「承認」プロセスに該当するユーザーが不在の場合、代理承認プロセスに移動するように設定します。
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ワークフローの設定は以上で完了です。続いて実際の動作イメージを確認してみましょう。

1.申請するアイテムを作成し、「ワークフローの操作」から「状況」をクリックします。
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2.以下の図に記載の手順に沿って既定で設定されている承認プロセスのユーザーを削除します。
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3.承認プロセスのユーザーが存在しない状態で、起案を行います。
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4.承認プロセスのユーザーが存在しないため、代理承認のプロセスに移動しており、代理承認者が承認を行うことができます。
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■承認プロセスの既定のユーザーを削除し、新たに承認者を設定する方法

以下のようにワークフローの設定を行います。

1.以下の図のようなワークフローを作成します。
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2.「起案」プロセスの詳細プロパティを以下の図のように設定し、「承認」プロセスでユーザーを編集できるように設定します。
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ワークフローの設定は以上で完了です。続いて実際の動作イメージを確認してみましょう。

1.申請するアイテムを作成し、「ワークフローの操作」から「状況」をクリックします。
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2.以下の図に記載の手順に沿って既定で設定されている承認プロセスのユーザーを削除します。
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3.以下の図に記載の手順に沿って承認プロセスに代理承認を行うユーザーを追加します。
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4.承認プロセスのユーザー/グループが変更されており、設定した代理承認者が承認を行うことができます。
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既にご存知の方もいらっしゃるかもしれませんが、今後の運用の参考にして頂ければと思います。


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